Mục lục

Vận chuyển hàng hóa đường biển

1. Tổng quan về dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển

Vận tải đường biển là hình thức sử dụng tàu chuyên chở có tải trọng lớn, kết hợp với hệ thống cơ sở hạ tầng đường biển. Để vận chuyển hàng hóa đến khu vực trong hoặc ngoài phạm vi một quốc gia.

Đối với vận chuyển đường biển, doanh nghiệp có thể gửi đi nhiều mặt hàng khác nhau. Kể cả hàng siêu trường – siêu trọng hoặc hàng công nghiệp có kích thước cồng kềnh. Hiện nay nhiều doanh nghiệp ưu tiên hình thức này để đáp ứng mọi nhu cầu chuyên chở.

Chip theo dõi nhiệt độ container — Vận chuyển hàng hóa đường biển

2. Ưu điểm của vận chuyển đường biển

– Chi phí thấp: So với các phương thức vận tải khác, vận chuyển bằng đường biển thường có giá cước thấp hơn.

– Khả năng chở hàng lớn: Tàu biển có khả năng vận chuyển hàng hóa với khối lượng lớn, giúp giảm thiểu số lượng chuyến đi và tiết kiệm thời gian.

– Độ an toàn cao: Hàng hóa được bảo quản trong điều kiện tốt, ít bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường trong suốt quá trình vận chuyển.

– Tính bền vững: Vận tải biển có lượng khí thải carbon thấp hơn so với vận tải đường bộ hay hàng không, góp phần bảo vệ môi trường.

3. Quy trình vận tải đường biển

Sau đây là toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với 9 bước (áp dụng cho xuất hàng FCL – hàng nguyên container):

Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng

Khách hàng yêu cầu tư vấn giá và thời gian tàu xuất hàng với tên hàng hóa, volume, trọng lượng. Nhân viên của đơn vị vận chuyển tiến hành tư vấn loại container và lịch tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Bước 2: Kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu sẵn có

Đơn vị vận chuyển tiếp tục kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu có sẵn, sau đó thông báo cho khách hàng. Ngoài ra, để lấy booking tàu thì đơn vị vận chuyển phải cung cấp một số thông tin cho hãng tàu, bao gồm:

Cảng đi (POL)
Cảng đến (POD)
Tên hàng hóa, trọng lượng
Thời gian tàu chạy (ETD)
Thời gian đóng hàng
Các yêu cầu khác

Bước 3: Nhận booking từ line và gửi khách hàng

Nếu khách hàng đồng ý với giá cước vận chuyển và lịch tàu được tư vấn thì công ty vận tải tiến hành lấy booking từ line và gửi đến khách hàng. Ở phía khách hàng, sau khi nhận được booking từ đơn vị vận chuyển thì cần kiểm tra lần nữa các thông tin để tránh xảy ra sai sót.

Bước 4: Nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ container hàng hóa trước closing time

Đơn vị vận chuyển phải dựa theo closing time trên booking, nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ container hàng hóa trước thời điểm này.

Bước 5: Chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan

Để có thể tiến hành khai báo hải quan, khách hàng/doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

2 bản chính tờ khai hải quan.
1 bản sao hợp đồng mua bán hàng hóa.
1 bản sao giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu.
1 Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh có kèm bản chính đối chiếu.

Hiện nay doanh nghiệp có thể khai báo hải quan thông qua hệ thống hải quan điện tử. Doanh nghiệp cần có đầy đủ giấy tờ: hóa đơn thương mại; vận đơn; phiếu đóng gói ; giấy chứng nhận xuất xứ; hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.

Bước 6: Thông quan hàng xuất

Đơn vị vận chuyển thực hiện truyền số liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử và lên tờ khai qua mạng. Lúc này, hệ thống mạng của hải quan tự động thông báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa phù hợp.

Luồng xanh

Được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa. Thay vào đó, cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt. Đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

Luồng vàng

Được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Thay vào đó, hồ sơ được chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm định chi tiết. Nếu hợp lệ thì hồ sơ tiếp tục được chuyển qua lãnh đạo chi cục duyệt. Đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

Luồng đỏ

Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tùy vào tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục, chủ hàng có thể xuất trình từ 5%, 10% – 100% hàng hóa để kiểm tra.

Nếu hàng hóa đúng với khai báo thì cán bộ hải quan bấm niêm phong (seal) hải quan vào container. Ghi chú xác nhận rằng hàng hóa đã đúng với khai báo. Sau đó, chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt. Đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu.

Bước 7: Phát hành vận đơn

Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, đơn vị vận chuyển hoặc hãng tàu sẽ phát hành vận đơn cho người xuất khẩu.

Bước 8: Gửi chứng từ cho đối tác

Nội dung chứng từ gửi đi bao gồm thông tin lô hàng và bill được dùng cho đơn hàng. Trường hợp là shipper invoice, packing list, bill thì không cần đến consignee để làm hồ sơ hải quan và nhận hàng.

Bước 9: Lập chứng từ kế toán và lưu file

Sau khi hoàn tất quy trình vận tải đường biển thì bộ phận chứng từ tiến hành lập profile hồ sơ. Bao gồm: giá mua, giá bán, điều kiện thanh toán, các chứng từ liên quan và chuyển giao đến bộ phận kế toán để theo dõi công nợ.