Bước 2: Check giá và chốt giá, chốt tải chỗ rồi báo cho khách

Thông thường, mức giá có thể thay đổi tùy vào từng mặt hàng và thời điểm vận chuyển. Đối với kiện hàng áp dụng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, trước khi check và chốt giá cần cần xác định các yếu tố như:

• Thời gian giao nhận theo yêu cầu.
• Kích thước kiện hàng.
• Trọng lượng hàng hóa.
• Khoảng cách vận chuyển.

Dựa vào các yếu tố trên, mức cước phí, chốt giá, chốt tải cuối cùng sẽ được xác định và gửi cho khách tham khảo. Cả 2 bên sẽ có những trao đổi, đàm phán để đi đến thống nhất cuối giữa 2 bên. Cuối cùng, doanh nghiệp cần cam kết chính xác ngày giao nhận hàng cho đơn vị vận chuyển nắm thông tin.

Bước 3: Booking 

Bước đặt chỗ hay còn gọi là Booking được hiểu là thao tác đặt máy bay trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Ở bước này, đơn vị Forwarder sẽ thực hiện thay cho doanh nghiệp. Sau khi đã có Booking thành công, các công ty FWD (Forwarder) sẽ chuyển đến cho doanh nghiệp. Việc kiểm tra này sẽ tránh sự sai sót và doanh nghiệp có thể chủ động trong việc chuẩn bị hàng đầy đủ theo lịch Booking cho FWD kịp thời gian giao. Lúc này, các thông tin sau đây phải được doanh nghiệp kiểm tra và xác nhận kỹ:

• Sân bay điểm đi và điểm đến
• Thời gian khởi hành gồm ngày giờ
• Thông tin về kiện hàng xuất khẩu như số lượng, thể tích… 

Bước 4: Điều phối hàng trên sân bay

Theo quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, sau khi thực hiện đóng gói tại kho hoàn thành, doanh nghiệp sẽ gắn ký hiệu trên mỗi kiện hàng theo đúng yêu cầu đã cam kết với bên nhập khẩu. Tiếp theo, những đơn vị vận chuyển sẽ mang lô hàng ra kho tại sân bay. Tại khâu này, doanh nghiệp chú ý nhận Giấy chứng nhận đã nhận hàng từ đơn vị FWD để làm cơ sở sau này.

Bước 5: Làm thủ tục hàng trên sân 

Bước tiếp theo của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không được xem là khá phức tạp chính là thủ tục hàng trên sân bay. Thủ tục này được thực hiện với mục đích thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu kỹ càng, để giao lại cho hãng hàng không. Mọi người câng chú ý hạn chế hồ sơ bị sai hoặc thiếu sót sẽ làm mất thời gian của cả 2 bên và chậm tiến độ xuất khẩu hàng.

Công đoạn thông quan hàng hóa thường do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê đơn vị FWD đảm nhận. Ngoài ra, doanh nghiệp cần bổ sung một số các thao tác nghiệp vụ khác như:  xin giấy phép xuất khẩu, hun trùng, kiểm hóa chuyên ngành, kiểm dịch lô hàng… theo yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Bước 6: Đánh Bill

Đơn hàng sau khi hoàn thành thủ tục thông quan sẽ được hãng hàng không vận chuyển phát hành vận đơn đường hàng không (AWB). Trong đó, 1 bản AWB số 2 sẽ được gửi kèm theo lô hàng tới địa điểm nhận. Bản AWB số 3 sẽ giao cho bên xuất khẩu hàng kèm với giấy báo chi tiết cước phí (nếu có). Các chứng từ khác sẽ được đơn vị FWD giữ để phòng cho các trường hợp phát sinh cần thiết và làm thanh toán sau này.

Bước 7: Gửi chứng từ cho khách hàng

Doanh nghiệp xuất khẩu không cần phải gửi riêng hồ sơ chứng từ xuất khẩu cho bên nhập khẩu. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển nguyên bộ chứng từ cùng với bản gốc của AWB. 

Bước 8: Theo dõi và cập nhật tình hình đơn hàng cho khách

Nếu thực hiện theo quy trình xuất khẩu hàng hóa thì hãng bay sẽ gửi Notice of arrival (Thông báo hàng đến) cho bên nhập khẩu. Thông thường, thông báo này sẽ được gửi trước khi máy bay đáp trước 1 ngày. Bên đơn vị nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra các thông tin sau đây để chút động thực hiện các thủ tục nhập khẩu:

• Ngày chính xác lô hàng đến sân bay.
• Nơi lưu giữ tạm thời hoặc kho hàng cho việc chờ thông quan.
• Các loại thuế, phí phải nộp để nhập khẩu lô hàng.

Bước 9: Giao hàng thành công và khách hàng thanh toán theo hợp đồng

Khi máy bay đáp xuống sân bay của nước nhập khẩu, đại lý chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp cùng đơn vị nhập khẩu hàng. Sau đó, các bên sẽ thực hiện thủ tục liên quan đến hãng bay, sân bay, thuế phí, hải quan… để nhập khẩu cho lô hàng. Khi xong thủ tục, đơn vị vận chuyển sẽ sắp xếp phương tiện giao hàng cho bên nhập khẩu tại kho (nếu có yêu cầu). Sau khi thực hiện giao lô hàng, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không sẽ kết thúc.

>>>> Đọc thêm: Booking tải hàng không từ Hà Nội đi Bắc Carolina

Những lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Hàng hóa đảm bảo phải có giấy tờ đầy đủ

Hàng hóa xuất khẩu thông qua đường hàng yêu cầu hồ sơ giấy tờ đầy đủ. Nếu doanh nghiệp không thực hiện ngay lập tức hàng sẽ bị cấm xuất khẩu. Theo đó, tất cả sản phẩm muốn xuất khẩu bằng con đường hàng không, doanh nghiệp phải có nguồn gốc xuất xứ, tem phiếu sản phẩm và các giấy tờ thủ tục hoàn thiện khác.

Liên hệ với bên đơn vị vận chuyển

Thông thường, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải chủ động liên hệ với các đơn vị vận chuyển Forwarder với mục đích:

• Thu thập và tìm kiếm những lịch trình và giá cước phù hợp cho lô hàng xuất khẩu của doanh nghiệp.
• Chọn lọc hãng vận chuyển có sự chuyên nghiệp và uy tín cao trên thị trường để giảm thiểu rủi ro ngoài ý muốn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên tìm hiểu về các dịch vụ phát sinh khác.
• Thực hiện liên hệ với vận chuyển trong khâu giao nhận hàng hóa đến sân bay. Người chuyên chở phải thực hiện ký biên bản giao nhận hàng và cung cấp thông tin bổ sung cần thiết cho hãng vận chuyển.
• Đổi biên lai hoặc biên bản để nhận vận đơn và thanh toán cước phí.

Giải quyết các tranh chấp

Trong quá trình vận tải, đôi khi sẽ có các vấn đề phát sinh như hàng bị mất, hư hỏng hay chất lượng bị thay đổi thì phải khiếu nại ngay. Do vậy, bước soạn thảo các điều kiện trong cần được rà soát và kiểm tra kỹ. Điều này để phòng tránh những sai phạm không  đáng có và xác định trách nhiệm các bên liên quan nếu sự cố xảy ra.

Thông tin người nhận phải chính xác

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không với nhiều yêu cầu nghiêm ngặt nên cần đảm bảo mọi quy trình diễn ra phải cẩn thận và chính xác tuyệt đối. Tránh trường hợp lô hàng bị trả lại do không xác định nơi nhận hoặc thất lạc do sai địa chỉ nhận. Nếu như vậy sẽ gây thất thoát hàng hóa, chi phí và thời gian của cả 2 bên.

Chú ý đến trọng lượng món hàng

Trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, trọng lượng hàng và trọng lượng tối đa được vận chuyển được quy định rõ ràng. Do vậy, khi xuất khẩu hàng hóa bằng máy bay chỉ cho phép vận chuyển hàng có trọng lượng vừa và nhỏ. Đối với hàng hóa siêu trường – siêu trọng, đơn vị vận tải hàng không sẽ không tiếp nhận vận chuyển.

Đóng gói đầy đủ hàng hóa theo quy định

 Cụ thể một số quy định chung khi đóng hàng như sau:

• Các loại hàng liên quan đến thực phẩm phải đóng trong thùng gỗ.
• Mặt hàng thuộc nhóm tươi sống cần giữ cấp đông và có đá lạnh đi kèm (đá bọt, đá khô, khí hóa lỏng).
• Hàng thực phẩm cấm vận chuyển cùng hàng hóa độc hại khác. Bởi vì nguy cơ hàng thực phẩm nhiễm độc rất cao trong quá trình vận chuyển. Những mặt hàng khi được kiểm tra không đảm bảo sẽ bị vứt đi và cấm nhập khẩu vào nước khác ngay lập tức. Điều này vừa mất tiền lại mất cả uy tín thương hiệu.

Cách tính cước vận chuyển khi xuất khẩu hàng không

Doanh nghiệp ngoài tìm hiểu chi tiết các quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không thì cũng nên biết được cách tính cước vận chuyển. Từ đó, có thể dự trù chi phí cho lô hàng. Mức cước phí cho hàng xuất khẩu đường hàng không thường sẽ không quy định thống nhất. 

. Mức cước phí vận chuyển hàng xuất khẩu sẽ thay đổi phụ thuộc khối lượng lô hàng. Cụ thể:

• Từ 500 – dưới 1000kg: +500
• Từ 250 – dưới 500kg: +250
• Từ 100 – dưới 250kg: +100
• Từ 45 – dưới 100kg: +45
• Dưới 45kg: -45

Ngoài ra, cước phí còn được xác định dựa vào số lượng nào lớn hơn đối với các mặt hàng có thể tích cồng kềnh:

• Actual Weight – Khối lượng thực của lô hàng.
• Dimensional Weight – Khối lượng thể tích (khối lượng kích cỡ). Dimensional Weight quy đổi từ thể tích lô hàng dựa trên một công thức của IATA. Cách quy đổi cụ thể: 
  • Khối lượng = Dài x rộng x cao x số kiện / 6000. Trong đó: ĐVT thể tính (cm3) và tính cả kích thước phủ ngoài bao bì.

Trên đây là quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chi tiết để doanh nghiệp tham khảo và áp dụng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp cho quá trình và thủ tục thông quan xuất khẩu hàng được thuận lợi hơn.