Mục lục

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, vận chuyển hàng không ngày càng thiết yếu hơn. Nhiều doanh nghiệp quan tâm hơn cho lĩnh vực này. Tuy nhiên, đây là một trong những phương thức vận chuyển với các yêu cầu nghiêm ngặt và khắt khe. Do vậy, để thực hiện xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chuẩn xác, mọi người phải nắm rõ và tìm hiểu kỹ càng từng bước.

Hãy cùng Indochina Post tìm hiểu nhé!

Các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng

Những doanh nghiệp sẽ liên hệ với đơn vị vận chuyển qua Hotline hoặc Email. Sau đó, đơn vị air cargo forwarder sẽ điền đầy đủ thông tin theo mẫu đơn đăng ký gửi hàng. Những thông tin doanh nghiệp cần phải cung cấp bao gồm:

– Giá cả và phương thức thanh toán

– Thông tin giao hàng: thời gian, địa điểm…

– Yêu cầu về cách đóng gói sản phẩm

– Chính sách bảo hành của lô hàng

– Khiếu nại đơn hàng và sự cố phát sinh liên quan

Bước 2: Check giá và chốt giá, chốt tải chỗ rồi báo cho khách

Mức giá có thể thay đổi tùy vào từng mặt hàng và thời điểm vận chuyển. Trước khi check và chốt giá cần cần xác định các yếu tố như:

– Thời gian giao nhận

– Kích thước kiện hàng.

– Trọng lượng hàng hóa.

– Khoảng cách vận chuyển.

Cước phí, chốt giá, chốt tải cuối cùng sẽ được xác định và gửi cho khách tham khảo. Cả 2 bên sẽ trao đổi, đàm phán để đi đến thống nhất. Cuối cùng, doanh nghiệp cần cam kết chính xác ngày giao nhận hàng cho đơn vị vận chuyển nắm thông tin.

Bước 3: Booking

quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không — Booking hãng bay

Đây là thao tác đặt máy bay do đơn vị Forwarder thực hiện. Sau khi đã có Booking thành công, các công ty FWD sẽ chuyển đến cho doanh nghiệp. Các thông tin sau đây phải được doanh nghiệp kiểm tra và xác nhận kỹ:

– Sân bay điểm đi và điểm đến

– Thời gian khởi hành gồm ngày giờ

– Thông tin về kiện hàng xuất khẩu như số lượng, thể tích…

Bước 4: Điều phối hàng trên sân bay

Sau khi đóng gói tại kho hoàn thành, doanh nghiệp sẽ gắn ký hiệu trên mỗi kiện hàng theo đúng yêu cầu đã cam kết với bên nhập khẩu. Tiếp theo, những đơn vị vận chuyển sẽ mang lô hàng ra kho tại sân bay. Tại khâu này, doanh nghiệp chú ý nhận Giấy chứng nhận đã nhận hàng từ đơn vị FWD để làm cơ sở sau này.

Bước 5: Làm thủ tục hàng trên sân

Thủ tục này được thực hiện với mục đích thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu kỹ càng, để giao lại cho hãng hàng không. Cần chú ý hạn chế hồ sơ bị sai hoặc thiếu sót sẽ làm mất thời gian của cả 2 bên và chậm tiến độ xuất khẩu hàng.

Bước 6: Đánh Bill

Đơn hàng sau khi hoàn thành thủ tục thông quan sẽ được hãng hàng không vận chuyển phát hành vận đơn đường hàng không (AWB). Trong đó, 1 bản AWB số 2 sẽ được gửi kèm theo lô hàng tới địa điểm nhận. Bản AWB số 3 sẽ giao cho bên xuất khẩu hàng kèm với giấy báo chi tiết cước phí (nếu có). Các chứng từ khác sẽ được đơn vị FWD giữ để phòng cho các trường hợp phát sinh cần thiết và làm thanh toán sau này.

Bước 7: Gửi chứng từ cho khách

Doanh nghiệp thực hiện chuyển nguyên bộ chứng từ cùng với bản gốc của AWB đến đối tác.

Bước 8: Theo dõi và cập nhật tình hình đơn hàng cho khách

Nếu thực hiện theo quy trình xuất khẩu hàng hóa thì hãng bay sẽ gửi Notice of arrival (Thông báo hàng đến) cho bên nhập khẩu. Thông báo này sẽ được gửi trước khi máy bay đáp trước 1 ngày. Đơn vị nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra các thông tin sau đây:

– Ngày chính xác lô hàng đến sân bay.

– Nơi lưu giữ tạm thời hoặc kho hàng cho việc chờ thông quan.

– Các loại thuế, phí phải nộp để nhập khẩu lô hàng.

Bước 9: Giao hàng thành công và khách hàng thanh toán theo hợp đồng

Khi máy bay đáp xuống sân bay của nước nhập khẩu, đại lý chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp cùng đơn vị nhập khẩu hàng. Sau đó, các bên sẽ thực hiện thủ tục liên quan đến hãng bay, sân bay, thuế phí, hải quan… để nhập khẩu cho lô hàng. Khi xong thủ tục, đơn vị vận chuyển sẽ sắp xếp phương tiện giao hàng cho bên nhập khẩu tại kho (nếu có yêu cầu).

Những lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, các thủ tục liên quan rất phức tạp và yêu cầu cao. Do vậy, cần có những lưu ý cụ thể để tránh những trường hợp đáng tiết xảy ra như sau: