Công ty bạn sắp xuất, nhập về một lô hàng, bạn muốn tìm hiểu quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không? Bạn cần nắm rõ những bước quan trọng như: đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương, thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục nhập khẩu.

Tìm hiểu thêm: thủ tục nhâp khẩu thiết bị y tế

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Các bước vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

1. Booking

Đầu tiên là Booking (đặt chỗ) hay còn gọi là việc thuê máy bay. Nếu bên bán chịu trách nhiệm thuê máy bay, bạn cần liên hệ các công ty Forwarder và chọn công ty có mức giá cạnh tranh.

Khi nhận được Booking từ Forwarder bên xuất khẩu phải kiểm tra kỹ các thông tin trên Booking như: sân bay đi, sân bay đến, ngày khởi hành, số lượng, thể tích … để chuẩn bị hàng giao cho Forwarder kịp thời gian.

2. Đóng hàng

Hàng hóa sẽ được đóng gói tại kho của bên xuất khẩu và ghi ký mã hiệu cho kiện hàng (Shipping mark) theo yêu cầu của bên nhập khẩu. Công ty Forwarder đưa hàng ra kho hàng tại sân bay. Forwarder cấp cho người xuất khẩu Giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR – Forwarder’s Certificate of Receipt) xác nhận về việc họ đã thực sự nhận được lô hàng để vận chuyển.

3. Thủ tục hải quan xuất khẩu

Sau khi hàng đã ra sân bay, bên bán chuẩn bị bộ chứng từ để giao hàng cho hãng hàng không và làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Người xuất khẩu tự thực hiện thủ tục hải quan hoặc có thể thuê công ty Forwarder thực hiện trước thời điểm máy bay khởi hành. Người xuất khẩu phải thực hiện các nghiệp vụ chuyên ngành khác như Xin giấy phép xuất khẩu, Hun trùng hoặc Kiểm dịch cho lô hàng (nếu cần).

4. Phát hành Air waybill (vận đơn hàng không)

Thủ tục hải quan xuất khẩu hoàn thành, hãng hàng không phát hành Master Air Waybill (Vận đơn chủ) cho lô hàng, người giao nhận phát hành House Air Waybill (Vận đơn của người gom hàng) và gửi kèm bản gốc AWB số 2 cùng bộ chứng do người nhập khẩu yêu cầu theo lô hàng. Bản gốc AWB số 3 được giao lại cho người gửi hàng cùng thông báo cước và phí có liên quan (nếu có).

5. Gửi chứng từ (nếu cần)

Nhà xuất khẩu không nhất định phải gửi riêng bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu mà có thể để bộ chứng từ đi kèm bản AWB gốc và được vận tải cùng lô hàng.

6. Nhận chứng từ trước qua email

Người xuất khẩu thường gửi qua email bản scan của AWB gốc số 3 mà họ nhận được cùng với bản scan của toàn bộ các chứng từ khác để người nhập khẩu chủ động trong việc chuẩn bị thủ tục hải quan nhập khẩu trong thời gian lô hàng đang được vận chuyển đến.

7.Thông báo hàng đến

Đại lý của hãng vận tải tại sân bay đích sẽ gửi Thông báo hàng đến (Notice of arrival) cho người nhập khẩu trước ngày máy bay đến. Người nhập khẩu kiểm tra các thông tin như: Ngày hàng đến, kho hàng hoặc nơi lưu giữ hàng chờ thông quan, các loại phí phải nộp… để chủ động cho việc làm thủ tục hải quan.

8. Lệnh giao hàng

Khi hàng đến, Forwarder thu lại House Air Waybill bản gốc số 2, đến hãng hàng không hoặc đại lý của họ để nộp các khoản phí như: phí lệnh giao hàng (D/O), phí làm hàng (Handling), phí lao vụ (Labor fee)… và nhận Lệnh giao hàng (D/O) cùng bộ chứng gửi kèm theo hàng hóa.

9. Thủ tục hải quan nhập khẩu

Nhà nhập khẩu đã có thể bắt đầu mở tờ khai hải quan ngay cả khi hàng chưa đến sân bay trên phần mềm hải quan điện tử và chờ khi hàng đến sân bay để thực hiện thông quan.

Nhà nhập khẩu có thể tự thực hiện thủ tục hải quan hoặc thuê luôn công ty Forwarder. Người nhập khẩu có thể phải thực hiện các nghiệp vụ chuyên ngành khác như Xin giấy phép nhập khẩu, Kiểm tra chất lượng hoặc Kiểm dịch cho lô hàng (nếu cần).

10. Nhà nhập khẩu nhận hàng

Forwarder làm thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho hàng không, thanh lý tờ khai, và sắp xếp phương tiện lấy hàng khỏi sân bay để giao đến kho của người nhập khẩu.

Ưu điểm của Indochina Post trong lĩnh vực vận chuyển

• Chúng tôi luôn đặt tiêu chí sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu, tận tâm mang đến dịch vụ tốt nhất.
• Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển và đưa hàng hóa đến hơn 290 quốc gia trên thế giới. Indochina Post tự hào là đơn vị vận chuyển được khách hàng tin tưởng và chọn lựa.
• Dịch vụ khách hàng tốt. Đội ngũ nhân viên từng khâu luôn được training một cách kỹ càng. Luôn hỗ trợ nhiệt tình và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
• Chất lượng dịch vụ đi đôi với sự tin tưởng. Nếu một nơi có chất lượng dịch vụ tốt sẽ luôn được khách hàng chọn và chúng tôi tự hào vì điều đó.
• Thời gian vận chuyển nhanh hơn mong đợi. 
• Cước phí cạnh tranh. Vì là đại lý lớn của các hãng vận chuyển trên thế giới. Indochina Post luôn có mức giá tốt nhất cho quý khách hàng để vận chuyển quần áo sang Singapore.
• Hỗ trợ và take care đơn hàng từ khâu gửi hàng đến khâu nhận hàng.
• Chi phí đóng gói hoàn toàn miễn phí.
• Thủ tục nhanh gọn, đơn giản, không mất nhiều thời gian.
• Cước phí vận chuyển trọn gói, không phát sinh thêm.

Một vài lưu ý khi vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Vì khả năng chuyển chở của máy bay có hạn, và bị khống chế bởi khối lượng và dung tích sử dụng để chở hàng. Hãng hàng không sẽ tìm cách để tối đa lợi ích thu về, nên sẽ tính cước theo khối lượng hoặc khối lượng quy đổi, tùy theo loại hàng nặng hay nhẹ. Khối lượng quy đổi từ thể tích là nhắm tới những loại hàng cồng kềnh, có thể tích lớn. Thường thì hàng sẽ được vận chuyển cùng máy bay chở khách (boong dưới), nếu mặt hàng nào quá cao (giới hạn chiều cao 160cm) sẽ phải chuyển sang máy bay chuyên chở hàng (boong chính), chi phí sẽ cao hơn.

Sau khi hàng hóa được chuyển đến kho, một số quy trình cần được hoàn thành để xuất lô hàng qua đường hàng không như sau: packing hàng thêm nếu cần, kiểm hóa, cân hàng, gắn nhãn hàng hóa AWB, và soi Xray.

Nhãn dán AWB được dán vào lô hàng để hãng hàng không nhận biết hàng hóa đó cần được xếp lên tàu bay nào. Nhãn được tạo dựa trên thông tin như số AWB và điểm đến, và thêm tem hàng nguy hiểm nếu là hàng nguy hiểm. Về qui cách đóng gói, hàng hóa sẽ được đóng gói bằng thùng carton, pallet hoặc thùng gỗ,…hợp chuẩn qui tắc hàng không và tiết kiệm chi phí.

Việc thông quan hàng hóa xuất khẩu được thực hiện sau khi hàng hóa được chuyển đến kho hải quan. Kho hải quan là địa điểm nội địa được ủy quyền dùng để lưu giữ hàng hóa ở nước ngoài. Việc thông quan được thực hiện tại kho hải quan, vì sau khi giấy phép thông quan xuất khẩu đã được thông quan, hàng hóa sẽ được coi là hàng hóa ở nước ngoài thay vì hàng hóa trong nước. Thông quan xuất khẩu được khai báo cho hải quan dựa trên thông tin trên invoice và packing list do nhà xuất khẩu cung cấp bằng hệ thống EDI, ở đây là khai Manifest.

Hàng hóa không thể xếp nguyên trạng của nó lên máy bay. Trước khi được chất lên máy bay, hàng sẽ được dồn vào một pallet lớn hoặc container gọi là “ULD” hoặc đặt trên các pallet gỗ và bao chằng lại.

Các chuyến bay quốc tế và nội địa của Indochinapost:

Nội địa:

• Tân Sơn Nhất/ Nội Bài đi các sân bay Quy Nhơn, Cam Ranh, Phú Quốc, Cát Bi; Phú Bài, Liên Khương, Buôn Mê Thuột,…: 2 chuyến/ ngày, cut-off trước giờ bay 3 tiếng
• Tân Sơn Nhất – Nội Bài; Tân Sơn Nhất – Đà Nẵng và ngược lại: 4 chuyến bay/ngày, cut off trước giờ bay 2 tiếng.

Quốc tế:

• Indochinapost hiện có nhiều chuyến bay đi các nước châu Á, châu Âu, châu Mỹ trong tuần: từ 3-4 chuyến đi các nước mỗi tuần tùy theo từng quốc gia.
• Với các nước Châu Á như Trung Quốc, HongKong, Singapore, Nhật Bản; Hàn Quốc, Đài Loan, Malaysia, Indonesia,…: 3 chuyến/ tuần, thời gian nhận hàng từ 2-3 ngày.
• Với các nước châu Âu như Anh, Đức, Pháp, Tây Ban Nha; Bồ Đào Nha, Thụy Sĩ; Italia,…: 2-3 chuyến/tuần, thời gian nhận hàng từ 3-5 ngày (chưa kể thời gian làm thủ tục nhập khẩu nếu có).
• Với các nước Châu Mỹ như Hoa Kì, Canada, Mexico,…: 2-3 chuyến/ tuần; thời gian nhận hàng đối với Mỹ là 2-3 ngày, với các nước khác thì 4-5 ngày.
• Ngoài ra chúng tôi còn có các dịch vụ chuyển phát nhanh của các hãng chuyển phát nhanh uy tín như DHL, Fedex; UPS, TNT, Aramex,…

Tìm hiểu thêm: Vận Chuyển Nội Thất Trung Quốc Về Việt Nam

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để tìm được dịch vụ vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp!