Mục lục

Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử

Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ, việc khai báo hải quan điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Khai báo hải quan điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí mà còn tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý hải quan. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết về cách thức thực hiện khai báo hải quan điện tử, từ bước chuẩn bị, quy trình thực hiện cho đến những lưu ý quan trọng cần ghi nhớ. Qua đó, bạn sẽ nắm rõ các bước cần thiết để hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác, giúp doanh nghiệp của bạn thuận lợi hơn trong việc thông quan hàng hóa.

Indochina Post luôn cố gắng giải đáp mọi thắc mắc cho quý khách hàng, đảm bảo cung cấp cho quý khách hàng dịch vụ vận chuyển quốc tế tốt nhất, minh bạch nhất!

Hệ thông khai hải quan điện tử là gì?

Căn cứ Điều 3 Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định như sau:

1. “Thủ tục hải quan điện tử” là thủ tục hải quan trong đó việc khai, tiếp nhận, xử lý thông tin khai hải quan, trao đổi các thông tin khác theo quy định của pháp luật về thủ tục hải quan giữa các bên có liên quan thực hiện thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.

2. “Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan” là hệ thống do Tổng cục Hải quan quản lý cho phép cơ quan hải quan thực hiện thủ tục hải quan điện tử, kết nối, trao đổi thông tin về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu với các Bộ, ngành có liên quan.

3. “Hệ thống khai hải quan điện tử” là hệ thống cho phép người khai hải quan thực hiện việc khai hải quan điện tử, tiếp nhận thông tin, kết quả phản hồi của cơ quan hải quan trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử.

Chiếu theo quy định này thì Hệ thống khai hải quan điện tử được hiểu là hệ thống cho phép người khai hải quan thực hiện việc khai hải quan điện tử, tiếp nhận thông tin, kết quả phản hồi của cơ quan hải quan trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử.

Lợi ích và hạn chế của khai báo hải quan điện tử

*Khai báo hải quan điện tử sẽ mang đến những lợi ích sau:

Rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan. Từ việc truyền số liệu, tiếp nhận thông tin và phân luồng tờ khai, tất cả các bước đều diễn ra tự động. Chỉ sau khoảng 1 phút, tờ khai sẽ được xử lí và phân luồng.
Mang đến sự tiện lợi cho doanh nghiệp. Giờ đây, doanh nghiệp sẽ không cần đến tận nơi cơ quan hải quan để làm việc nữa. Chỉ cần một chiếc máy tính có kết nối internet, bạn có thể ngồi bất cứ đâu để hoàn thành tờ khai của mình. Hệ thống phục vụ khách hàng 24/7.
Tiết kiệm chi phí đi lại, tiết kiệm thời gian làm việc cho cả hải quan và doanh nghiệp nhập khẩu, xuất khẩu.

*Tuy nhiên, song song với những lợi ích thiết thực này, việc khai báo hải quan điện tử cũng tồn tại một vài hạn chế nhất định.

Lỗi phần mềm thường xảy ra trong một vài trường hợp.
Lỗi về phần cứng ảnh hưởng đến quá trình khai báo.
Bất lợi cho nhà nước trong việc kiểm soát thuế. Đã có không ít trường hợp các doanh nghiệp lợi dụng hải quan điện tử để trốn nghĩa vụ đóng thuế.
Nếu doanh nghiệp khai sai, rất khó để chỉnh sửa giữa chừng mà phải chờ đến phút cuối, khá tốn thời gian nếu có sai sót xảy ra.

Quy định về hồ sơ hải quan điện tử

Căn cứ vào nội dung Mục 2 Công văn 4953/TCHQ-GSQL năm 2022 về hàng thương mại điện tử gửi qua dịch vụ bưu chính. Thì hồ sơ khai báo hải quan điện tử phải được thực hiện theo Điều 5 Thông tư 49/2015/TT-BTC được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Thông tư 56/2019/TT-BTC. Hồ sơ hải quan phải được chuẩn bị cụ thể như sau:

Hồ sơ hải quan đối với gói và kiện hàng hóa thuộc nhóm 1:

Tờ khai báo hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu có trị giá thấp của gói hoặc kiện hàng nhập khẩu. Hoặc tờ khai báo hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu có trị giá thấp của gói hoặc kiện hàng xuất khẩu. Phải dựa theo chỉ tiêu thông tin tại phần A Phụ lục I Danh mục 1 ban hành kèm cho Thông tư này.
Trường hợp thực hiện trên tờ khai báo hải quan giấy theo quy định tại khoản 12 Điều 1 Nghị định số 59/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp 2 bản chính tờ khai báo hải quan theo Mẫu số HQ/2015/XK hoặc Mẫu số HQ/2015/NK Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư số 38/2015/TT-BTC đã được khai báo theo hướng dẫn tại Phụ lục II Danh mục 1 ban hành kèm theo Thông tư này.
Tờ khai báo CN22 hoặc CN23 hoặc số hiệu bưu phẩm gửi E1Q1 hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương trong Trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, vận tải đa phương thức theo quy định của pháp luật (dành cho những gói, kiện hàng hóa nhập khẩu) là 1 bản chụp.
Hóa đơn thương mại nếu có là 1 bản chụp.

Hồ sơ hải quan đối với gói và kiện hàng hóa thuộc nhóm 2:

Thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 1 Thông tư số 39/2018/TT-BTC.
Hàng hóa thuộc nhóm 2 sẽ được khai báo hải quan online trên hệ thống VNACCS như những hàng hóa thông thường khác.

Những điều cần chuẩn bị trước khi khai báo hải quan điện tử

Đảm bảo bạn có một máy tính kết nối internet ổn định. Cài đặt các phần mềm cần thiết như trình duyệt web và phần mềm khai báo hải quan.
Chuẩn bị thiết bị chữ ký số (Token) đã được đăng ký và kích hoạt để xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ.
Đăng ký và kích hoạt tài khoản trên hệ thống hải quan điện tử của Tổng cục Hải quan hoặc các cổng dịch vụ công liên quan.
Lưu giữ và bảo mật thông tin đăng nhập để sử dụng khi cần.
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, chứng từ cần thiết cho lô hàng như hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán, danh sách hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập khẩu (nếu có), và các tài liệu liên quan khác.
Đảm bảo mã số thuế của doanh nghiệp được cập nhật và hợp lệ.

Quy trình khai báo hải quan điện tử

Để đăng ký mới tờ khai xuất khẩu, bạn vào menu : “Tờ khai hải quan / Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)” như hình ảnh sau đây.

Màn hình tờ khai hiện ra như sau:

Nhập dữ liệu cho tab Thông tin chung: Nhập thông tin cơ bản của tờ khai Nhập thông tin đơn vị XNK Nhập thông tin vận đơn Nhập thông tin Hợp đồng, Giấy phép Nhập thông tin Hóa đơn Nhập thông tin Thuế, vận chuyển và ghi chú khác	Nhập dữ liệu cho Danh sách hàng hóa: Cách 1: Nhập trực tiếp danh sách hàng hóa Cách 2: Nhập theo các chỉ tiêu đầy đủ của VNACCS
Nhập dữ liệu cho tab Thông tin Container (nếu hàng cont): Nhập danh sách container cho tờ khai xuất	Quá trình khai báo tờ khai xuất khẩu Khai báo sửa tờ khai

Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, bạn ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2. Khai trước thông tin tờ khai (EDA)” để gửi thông tin.

Trong trường hợp tờ khai của bạn có số dòng hàng lớn hơn 50 chương trình sẽ hiện ra thông báo xác nhận tách tờ khai tự động , ví dụ danh sách hàng bạn nhập vào là 120 dòng hàng:

Bạn nhấn chọn “Yes” để chương trình tách tờ khai thành các tờ khai nhánh cho đúng chuẩn của VNACCS (một tờ khai chỉ được tối đa 50 dòng hàng, trường hợp nhiều hơn 50 dòng hàng thì tách thành nhiều tờ khai nhánh khác nhau), khi tách thành công thành bao nhiêu nhánh chương trình sẽ thông báo như sau:

Khi đó bạn vào menu “Tờ khai hải quan” chọn “Danh sách tờ khai nhập khẩu” các tờ khai nhánh có liên quan sẽ được thể hiện như sau:

Các tờ khai nhánh này có mối liên hệ với nhau qua số tờ khai đầu tiên, số thứ tự nhánh và các thông tin chung của tờ khai như là số vận đơn, số hóa đơn, các thông tin này giúp người khai hải quan và Cơ quan hải quan xác định được các nhánh khác nhau này là thuộc cùng một lô hàng.

Việc thông quan hàng hóa của các tờ khai nhánh này hoàn toàn độc lập về Luồng tờ khai, số tiền thuế, vì vậy khi tiến hành In tờ khai để lấy hàng, người khai phải in và đóng dấu tất cả các tờ khai nhánh khác nhau này, trên bản in sẽ thể hiện số tờ khai nhánh, số tờ khai đầu tiên số thứ nhánh và tổng số nhánh của lô hàng đang tiến hành thông quan.

Người khai tiến hành khai lần lượt các tờ khai với chú ý phải khai tờ khai có nhánh đầu tiên trước(số nhánh là 1).

Người khai tiến hành khai lần lượt các tờ khai nhánh với lưu ý khai tờ khai có nhánh đầu tiên trước (tờ khai có nhánh là 1).

Chương trình sẽ yêu cầu bạn xác nhận chữ ký số khi khai báo, bạn chọn chữ ký số từ danh sách:

Và nhập vào mã PIN của Chữ ký số:

Thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin về thuế được hệ thống tự động tính, các thông tin còn thuế khác như “Tên, địa chỉ doanh nghiệp khai báo”.

Màn hình bản copy trả về bao gồm các thông tin đã khai báo của tờ khai, phần tổng hợp tính thuế trả về thể hiện ngay góc trái màn hình:

Các thông tin chi tiết về dòng hàng do hệ thống trả về ở mục “Danh sách hàng” bạn click đúp chuột hoặc nhấn F4 để xem chi tiết.

Sau khi kiểm tra các thông tin trả về, người khai có 2 phương án lựa chọn tiếp theo:

Thứ nhất: nếu các thông tin do hệ thống trả về doanh nghiệp thấy có thiếu sót cần bổ sung sửa đổi thì sử dụng mã nghiệp vụ EDB để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai và sửa đổi sau đó tiếp EDA lại đến khi thông tin đã chính xác.

Thứ hai: nếu các thông tin do hệ thống trả về đã chính xác, doanh nghiệp chọn mã nghiệp vụ “3.Khai chính thức tờ khai EDC” để đăng ký chính thức tờ khai này với cơ quan hải quan, khi thành công tờ khai này sẽ được đưa vào thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa.

Khai báo chứng từ đính kèm

Theo quy định tại Thông tư 39 (điểm a khoản 7 Điều 1 TT39), chỉ cho phép xác nhận hàng qua khu vực giám sát khi tờ khai có chứng từ điện tử khai lên hệ thống Hải quan (áp dụng với tờ khai nhập và tờ khai xuất khẩu).

Do đó, kể từ sau thời điểm thực hiện nghiệp vụ EDA doanh nghiệp có thể thực hiện khai bổ sung chứng từ điện tử đính kèm cho tờ khai bằng cách vào tab “Quản lý tờ khai” chọn vào mục chứng từ cần bổ sung (Vận đơn, hóa đơn…) hoặc chọn “Chứng từ khác” để bổ sung nhiều loại chứng từ cùng một lần

Bước 3: Đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (EDC)

Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờ khai và kiểm tra đúng thông tin hệ thống trả về, người khai tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan, chọn mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai (EDC)“

Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa.

Doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào “4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan” chức năng này sử dụng để nhận được các kết quả phần luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai do hệ thống VNACCS trả về.

Đối với tờ khai là luồng Xanh: Trường hợp tờ khai được phân luồng 1 (xanh), Hệ thống tự động kiểm tra việc hoàn thành nghĩa vụ về thuế và quyết định thông quan, Công chức giám sát thuộc Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hoặc Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đi (trong trường hợp khai vận chuyển kết hợp)thực hiện việc in, đóng dấu xác nhận, ký, đóng dấu công chức vào góc trên cùng bên phải của trang đầu tiên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (trừ thông tin chi tiết từng dòng hàng) đã được phê duyệt thông quan, giao cho người khai hải quan để làm tiếp các thủ tục (nếu có);

Đối với tờ khai là luồng Vàng: Trường hợp tờ khai được phân luồng 2 (vàng), người khai xuất trình, nộp chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan để kiểm tra, nếu kết quả kiểm tra phù hợp, công chức hải quan cập nhật kết quả kiểm tra vào Hệ thống. Hệ thống tự động kiểm tra việc hoàn thành nghĩa vụ về thuế và quyết định thông quan, Công chức được giao nhiệm vụ thuộc Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai thực hiện việc in, đóng dấu xác nhận, ký, đóng dấu công chức vào góc trên cùng bên phải của trang đầu tiên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (trừ thông tin chi tiết từng dòng hàng) đã được phê duyệt thông quan. giao cho người khai hải quan để làm tiếp các thủ tục (nếu có);

Đối với tờ khai là luồng Đỏ: Trường hợp tờ khai được phân luồng 3 (Đỏ), người khai xuất trình, nộp chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và hàng hóa để kiểm tra, nếu kết quả kiểm tra phù hợp, công chức hải quan cập nhật kết quả kiểm tra vào Hệ thống. Hệ thống tự động kiểm tra việc hoàn thành nghĩa vụ về thuế và quyết định thông quan, Công chức được giao nhiệm vụ thuộc Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai thực hiện việc in, đóng dấu xác nhận, ký, đóng dấu công chức vào góc trên cùng bên phải của trang đầu tiên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (trừ thông tin chi tiết từng dòng hàng) đã được phê duyệt thông quan. giao cho người khai hải quan để làm tiếp các thủ tục (nếu có);

Bước 4: In tờ khai và các chứng từ khác

Phần in này chỉ để doanh nghiệp tham khảo, các bản in chính thức sẽ do cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai In, đóng dấu xác nhận, ký, đóng dấu công chức và giao cho người khai.

Sau khi nhận được các kết quả xác nhận tờ khai được chấp nhận thông quan, người khai có thể xem lại và in các bản in, các thông điệp này bằng cách vào tab “Kết quả xử lý tờ khai”.

Nút “In TK” trên tờ khai sẽ in ra thông điệp mới nhất từ Hải quan trả về, trừ các thông điệp về phí và lệ phí, thông báo thuế.