Bộ chứng từ cần chuẩn bị trước khi xuất khẩu một lô hàng

Bộ chứng từ cần chuẩn bị trước khi xuất khẩu một lô hàng bao gồm những giấy tờ gì?

Những chứng từ đó có thể được lấy bằng cách nào và tác dụng của nó là gì?

Mức độ cần thiết và quan trọng của từng loại chứng từ trong bộ chứng từ như thế nào?

Những câu hỏi trên các bạn đã trả lời được hết rồi chứ?

Nếu chưa trả lời được hết, đừng lo lắng hãy cùng Indochina Post tìm hiểu nhé!

Indochina Post luôn đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa của khách hàng đến mọi nơi và luôn sẵn lòng giải đáp các thắc mắc cho quý khách hàng

Những chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc phải có

Hợp đồng ngoại thương hay Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

“Hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thỏa thuận theo đó người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán; người mua có nghĩa vụ thanh toán cho người bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận” (Điều 3, Khoản 8). trong Luật Thương mại Việt Nam 2005

Hợp đồng ngoại thương có vai trò rất quan trọng trong thương mại quốc tế:

• Đảm bảo tính công bằng trong quan hệ thương mại: Dựa vào các điều kện đã thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương, 2 bên mua bán sẽ có căn cứ làm rõ trách nhiệm, chi phí của mỗi bên trong thực hiện giao dịch thương mại.
• Là căn cứ gải quyết tranh chấp phát sinh nếu có: Dựa vào các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương 2 bên sẽ có hướng giải quyết tranh chấp nếu có.
• Căn cứ để thanh toán: Dựa vào số tiền trên hợp đồng ngoại thương sẽ là căn cứ phát hành hóa đơn thương mại. Người mua dựa vào hợp đồng để kiểm tra thông tin trên hóa đơn, trả tiền cho người bán

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại được hiểu là một loại chứng từ minh chứng hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Hóa đơn thương mại được phát hành bởi bên bán cho bên mua và nhận số tiền tương ứng mà bên mua hàng hóa hoặc dịch vụ có nghĩa vụ buộc phải thanh toán cho bên bán theo các điều khoản đã đặt ra.

Trong mua bán hàng hóa quốc tế và nội địa, hóa đơn thương mại (Commercial invoice) đóng vai trò như giấy tờ thể hiện giá mua – bán hàng hóa. Hóa đơn thương mại thường được gọi ngắn gọn là invoice đóng vai trò quan trọng thanh toán hàng hóa, xác định giá trị hải quan và là căn cứ tính thuế nhập khẩu. 

Hóa đơn thương mại là chứng từ đặc biệt quan trọng trong thủ tục xuất khẩu

• Invoice là chứng từ không thể thiếu trong vấn đề giao hàng: Trên invoice chứa đầy đủ các thông tin cần thiết về hàng hóa như: tên sản phẩm, số lượng, giá trị, người bán, người mua và các điều khoản giao dịch. Nhờ đó, hóa đơn thương mại giúp các bên dễ dàng kiểm tra và đối chiếu với thông tin thực tế khi giao nhận hàng hóa.
• Hóa đơn thương mại cũng là một trong những chứng từ quan trọng để xác lập việc thanh toán với đối tác.
• Invoice là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu. Đặc biệt, với những sản phẩm có mức thuế biến động theo giá trị, hóa đơn thương mại là tài liệu chính để cơ quan hải quan xác định giá trị hàng hóa và từ đó, áp dụng mức thuế phù hợp.
• Hóa đơn thương mại còn là một phần không thể thiếu trong việc giải quyết tranh chấp thương mại. Trong trường hợp có tranh chấp về giá trị giao dịch hoặc các điều khoản hợp đồng, hóa đơn thương mại chính là bằng chứng quan trọng để giúp các bên đưa ra được quyết định cuối cùng.
• Dùng làm căn cứ xác định mua bảo hiểm: Phí bảo hiểm cần mua cho hàng hóa sẽ được xác định dựa trên số tiền trên hóa đơn thương mại.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Packing list (bảng kê/phiếu chi tiết hàng hóa/phiếu đóng gói hàng hóa) là một trong những chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu do người bán phát hành sau khi hoàn thiện vai trò đóng hàng gửi cho người mua.

Vai trò của packing list:

• Dùng để nhằm mục đích thực hiện việc khai báo hãng vận chuyển khi phát hành vận đơn.
• Hỗ trợ thanh toán trong trường hợp hàng hóa phải phù hợp với những gì được mô tả trên packing list.Packing list là một trong những chứng từ bắt buộc trong khai báo hải quan.
• Hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm, trong trường hợp xảy ra mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
• Nếu không có packinglist – phiếu đóng gói hàng hóa thì hải quan sẽ không cho thông quan.
• Packing list cần ghi được cho vào container để khi mở cont có thể dựa vào danh sách trên packing để kiểm lại hàng (để bảo quản packing list nên bọc bởi túi chống thấm nước, hạn chế việc hỏng rách chứng từ).
• Hàng tới cảng nhập, càng xuất hải quan sẽ dựa vào packing List để kiểm tra hàng từ đó là căn cứ biết doanh nghiệp nhập đủ hàng hay thiếu hoặc thừa hàng.
• Cần chuẩn bị trước các bản packing list có đóng dấu, ký tên giao cho các bên liên quan như: hãng vận tải, hải quan, ngân hàng.
• Trường hợp làm chứng từ trực tuyến cần chọn tùy chọn danh sách đóng gói thích hợp và sau đó liên hệ với tất cả các bên liên quan để xác định xem danh sách đóng gói của bạn có cần phải được ký hay không.
• Bởi vì bất kỳ sai lầm nào trong danh sách đóng gói có thể gây sự lấy hàng (hàng nhập) trễ nên hãy chắc chắn chủ hàng sẽ gửi chứng từ đầy đủ cho người mua khi hàng được giao lên tàu.

Vận đơn (Bill of Lading/ Air waybill)

Vận đơn đường biển – Bill of lading (B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận. B/L là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong quy trình vận chuyển.

Tác dụng của vận đơn B/L:

• Người ta dựa vào vận đơn để làm căn cứ khai hải quan và thủ tục cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Vận đơn được xem là tài liệu kèm theo hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ mà người bán gửi cho người mua (hoặc ngân hàng) để thanh toán tiền hàng.
• Được xem là chứng từ để cầm cố, chuyển nhượng hoặc mua bán hàng hóa.
• Dùng làm căn cứ xác định số lượng hàng hóa mà người bán gửi cho người mua.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan tên tiếng anh là Customs Declaration là văn bản mà ở đó, chủ hàng hóa (người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.

Khi một doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó thì khai tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện. Nếu không truyền tờ khai Hải quan thì mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu đều bị dừng lại.

Chứng từ bắt buộc khác 

• Giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu (nếu có) 
• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality) 
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis) 
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate) 
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate) 
• Bản chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet) 

Các chứng từ xuất nhập khẩu thường có

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):

Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) là chứng từ này được soạn thảo bởi nhà xuất khẩu hoặc nhập khẩu nhằm mục đích note lại các thỏa thuận trong giao dịch về số lượng, đơn giá, thành tiền và những yêu cầu khác trước khi ký hợp đồng chính thức.

Đây là bản dự thảo thường được nhà xuất khẩu phát hành trước khi soạn thảo hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Mục đích soạn thảo hóa đơn chiếu lệ giúp 2 bên mua bán chốt lại những vấn đề trong giao dịch trước khi đi chốt vấn đề. Việc phát hành hóa đơn chiếu lệ giúp hạn chế những sai sót khi phát hành hóa đơn thương mại, hoặc trong trường hợp chưa đi đến thỏa thuận cuối cùng về số lượng,đơn giá

Tín dụng thư (L/C)

Thư tín dụng ( Letter of credit) là một văn bản cam kết dùng trong thanh toán, trong đó một ngân hàng (ngân hàng người nhập khẩu) theo yêu cầu của một khách hàng (người nhập khẩu) viết ra nhằm cam kết trả cho người thứ ba hoặc bất cứ người nào theo lệnh của người thứ ba một số tiền nhất định, trong một kỳ hạn nhất định với điều kiện người này thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản ghi trong thư tín dụng.

Tín dụng chứng từ (L/C) là một phương thức thanh toán liên quan đến việc xuất trình bộ chứng từ hợp lệ. Người bán sẽ được bảo đảm thanh toán nếu xuất trình tại ngân hàng bộ chứng từ phù hợp với quy định đề ra.Phương thức thanh toán bằng L/C cũng có thể được hiểu là một khoản tạm ứng mà ngân hàng dành cho nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)

Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): Là loại chứng từ bảo hiểm phổ biến nhất, chứng minh rằng hàng hóa đã được bảo hiểm.

Giấy chứng nhận bảo hiểm thường được sử dụng cho các lô hàng nhỏ hoặc khi các điều khoản bảo hiểm đã được thỏa thuận trước trong hợp đồng bảo hiểm tổng.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)

C/O (Certificate of Origin): là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. C/O phải tuân thủ theo quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ.

Mục đích của C/O là chứng minh hàng hóa có xuất xứ rõ ràng, hợp pháp về thuế quan và các quy định khác của pháp luật về Xuất nhập khẩu của cả hai nước: Nhập khẩu và xuất khẩu (hiểu nôm na rằng là đó không phải hàng lậu hay hàng trôi nổi không có nhà sản xuất rõ ràng).

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Phytosanitary còn được gọi là kiểm dịch thực vật là loại giấy tờ mà bên công tác quản lý nhà nước cung cấp nhằm đảm bảo hàng hóa không chứa dịch bệnh, côn trùng nguy hiểm được kiểm tra trước khi xuất nhập khẩu

Quý khách có nhu cầu vận chuyển, xuất nhập khẩu hàng hóa liên hệ số Hotline để được hỗ trợ tư vấn và báo giá chi tiết!

Xem thêm:

• Gửi tranh ảnh đi HongKong nhanh chóng
• Vận chuyển hàng đi Singapore uy tín, giá rẻ
• Gửi nấm hương khô đi HongKong nhanh chóng
• Dịch vụ gửi giày dép từ Hà Nội đi HongKong giá rẻ