7 yếu tố bạn cần ở một kho lưu trữ – Lưu kho an toàn, hiệu quả, giá rẻ

Với tốc độ phát triển của khoa học kĩ thuật hiện nay, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu đã được thực hiện bằng nhiều phương pháp tiên tiến. Tuy nhiên, với nhiều đơn vị trong quá trình phát triển tất yếu đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị buộc phải lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Theo đó, việc quản lý, lưu trữ, bảo quản hồ sơ an toàn, hiệu quả là điều mỗi đơn vị đặt lên hàng đầu.

Hãy thử tưởng tượng với thực trạng văn phòng của bạn chỉ có bằng đó diện tích. Trong khi khối lượng hồ sơ lưu trữ ngày một tăng lên. Vòng xoáy công việc khiến cho công tác lưu trữ và quản lý tài liệu của bạn không đạt hiệu quả. Đó là chưa kể các tài liệu mang tính chất bảo mật. Cần một mức độ an toàn nhất định. Đó là lúc bạn phải nghĩ tới giải pháp tìm đến dịch vụ lưu kho.

Vậy, đâu là những yếu tố bạn cần tìm ở một kho lưu trữ?

1. Có hệ thống kệ lưu trữ hồ sơ đặc thù để cất giữ tài liệu.

Đây có thể coi là tiêu chí đầu tiên và vô cùng quan trọng của một kho quản lý, lưu trữ hồ sơ. Khối lượng hồ sơ cần lưu trữ của một công ty, giấy tờ luôn nhiều lên theo năm tháng. Gồm nhiều loại hồ sơ khác nhau. Các kệ lưu trữ hồ sơ đặc thù với từng loại tài liệu sẽ giúp bảo lưu một cách dễ dàng. Đồng thời tiết kiệm về chi phí và diện tích kho lưu.

Hệ thống kệ lưu trữ ở kho lưu cần được kiểm tra và bảo trì định kỳ. Yếu tố này không phải kho lưu giữ nào cũng làm được.

2. Hệ thống kiểm soát cháy nổ, nhiệt độ và độ ẩm trong kho

Đối với các tài liệu lưu giữ đa phần là những hồ sơ quan trọng. Mang tính chất pháp lý và có thể tái sử dụng khi cần thiết. Chắc chắn bạn sẽ không hài lòng chút nào khi nhận lại trên tay một bộ hợp đồng bị rách nát, nấm mốc hay ẩm ướt, mờ chữ.

Để tránh tình trạng này xảy ra. Hãy tìm cho mình một kho lưu trữ hiện đại, có hệ thống kiểm soát cháy nổ hoạt động hiệu quả, các thông số về nhiệt độ, độ ẩm luôn được kiểm tra lỹ lưỡng và định kỳ. Kho bãi không bị ảnh hưởng bởi thời tiết, không bị ngập nước, phun trùng định kỳ …

3. Bảo mật hoàn toàn.

Đừng hỏi vì sao ngân hàng Thụy Sĩ “giữ chân” được các nhà tài phiệt?

Tất nhiên là vì chính sách bảo mật tuyệt vời của họ.

Hãy lựa chọn một kho lưu trữ uy tín, đáng tin cậy, bảo vệ 24/24 với chính sách bảo mật hiệu quả. Để bạn gửi gắm những tài liệu hay hồ sơ mật của mình. Tin chắc rằng đây chính là một trong những yếu tố bạn cần tìm ở một kho lưu trữ.

4. Dịch vụ giao nhận hồ sơ mỗi ngày.

Đối với các hồ sơ tài liệu lưu trữ đặc thù phục vụ cho công việc hàng ngày, bạn nên tìm đến các kho lưu trữ có dịch vụ giao nhận hồ sơ mỗi ngày. Đây là giải pháp hiệu quả giúp bạn giải quyết bài toán tiết kiệm về thời gian và nhân sự cũng như chi phí đi lại. Hãy thử tưởng tượng giữa khí trời nóng bức, kẹt xe, công việc lại bận rộn. Bạn chỉ cần ngồi tại văn phòng làm việc, bốc máy gọi và ít phút sau bạn có tập tài liệu mình cần trên tay.

5. Có phần mềm mã hóa thuận tiện cho việc kiểm kê và lập hóa đơn.

Trong số các loại tài liệu lưu trữ thì các hồ sơ liên quan đến hóa đơn, chứng từ thường được lưu trữ nhiều nhất và sẽ rất khó nếu không có phương pháp quản lý hiệu quả. Giải pháp đặt ra khi bạn cần tìm ở một kho lưu trữ cho trường hợp này chính là nơi có phần mềm mã hóa. Tạo thuận tiện cho các công việc phát sinh định kỳ hàng như kiểm kê và lập hóa đơn.

6. Dịch vụ hủy hồ sơ hết hạn lưu trữ.

Thời gian lưu trữ kéo dài. Đồng nghĩa với việc khối lượng hồ sơ lưu trữ tăng lên nhiều. Thời gian lưu trữ một số loại hồ sơ sẽ hết hạn. Để không bị lãng phí về diện tích và dễ dàng trong quá trình quản lý. Hãy tìm đến những kho lưu trữ cung cấp luôn cho bạn dịch vụ hủy hồ sơ khi hết hạn. Bạn sẽ chẳng phải đau đầu suy nghĩ xem nên đem chỗ giấy tờ này tại đâu để đốt mà không bị ảnh hưởng đến môi trường.

Đối với các kho lưu trữ chuyên nghiệp, họ có hẳn một lưu trình tiêu hủy hồ sơ đúng quy định. Đừng mệt đầu vì những chuyện như thế này, hãy để họ giúp bạn!

7. Đội ngũ tư vấn viên nhiệt tình, đề xuất giải pháp theo yêu cầu của khách hàng.

Tất nhiên, đội ngũ tư vấn viên nhiệt tình. Đề xuất giải pháp theo yêu cầu của khách hàng là một trong những yếu tố bạn cần tìm ở một kho lưu trữ. Chi phí là do bạn bỏ ra. Bạn có quyền thụ hưởng chính sách phục vụ và chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Nếu bạn đang phân vân chưa biết lựa chọn nơi nào để gửi gắm những tài liệu là tài sản quý giá của doanh nghiệp mình, hãy thử đến Indochina Post và cảm nhận. Với giải pháp lưu kho hiệu quả, Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ lưu kho ngắn hạn, lưu trữ hồ sơ, đảm bảo cho khách hàng sự yên tâm khi sử dụng dịch vụ.

Đọc thêm: 

5 Incoterms cần nắm khi xuất nhập hàng Trung Quốc

Quy cách đóng gói trong vận chuyển đường hàng không

Hướng dẫn đóng gói hàng hóa an toàn khi vận chuyển bằng máy bay

Quy định đóng gói hàng hóa vận chuyển chung