Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị khi xuất khẩu máy dập tem mác đi Nhật Bản
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xuất khẩu giúp quá trình book tải hàng không vận chuyển máy dập tem mác từ Hà Nội đi Nhật Bản diễn ra nhanh chóng. Bộ chứng từ chính xác còn giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và chậm thông quan. Đối với máy dập tem mác bằng điện, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ theo quy định của Hải quan Việt Nam và yêu cầu của bên nhập khẩu tại Nhật Bản.
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
Commercial Invoice là chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ xuất khẩu. Chứng từ này thể hiện giá trị thương mại của lô hàng và là căn cứ để cơ quan hải quan xác định trị giá tính thuế tại nước nhập khẩu.
Một Commercial Invoice hợp lệ cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau.
Thông tin người bán và người mua
Bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại và thông tin liên hệ của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
Thông tin hàng hóa
Mô tả rõ tên hàng là máy dập tem mác bằng điện, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, tổng giá trị lô hàng, xuất xứ và điều kiện giao hàng theo Incoterms như EXW, FOB, CIF, DAP hoặc DDP.
Packing List (Phiếu đóng gói)
Packing List giúp hãng hàng không, đơn vị giao nhận và cơ quan hải quan kiểm tra lô hàng nhanh hơn. Đây cũng là căn cứ để đối chiếu khi giao nhận hàng hóa.
Thông tin trên Packing List thường bao gồm:
Quy cách đóng gói
Thể hiện số kiện, loại bao bì, pallet hoặc thùng gỗ.
Kích thước và trọng lượng
Ghi rõ chiều dài, chiều rộng, chiều cao của từng kiện hàng, Gross Weight và Net Weight.
Ký mã hiệu kiện hàng
Mỗi kiện cần có Shipping Mark rõ ràng để thuận tiện trong quá trình Cargo Handling và phân loại tại kho hàng không.
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Hợp đồng ngoại thương là chứng từ chứng minh giao dịch mua bán quốc tế giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản.
Hợp đồng cần thể hiện:
Điều kiện thanh toán
Có thể áp dụng T/T, L/C hoặc phương thức thanh toán khác theo thỏa thuận.
Điều kiện giao hàng
Nêu rõ điều kiện Incoterms, địa điểm giao nhận, trách nhiệm của từng bên và thời gian giao hàng.
Tờ khai hải quan xuất khẩu
Doanh nghiệp thực hiện khai báo trên hệ thống VNACCS trước khi hàng được đưa vào kho hàng không.
Thông tin khai báo phải thống nhất với Invoice, Packing List và các chứng từ liên quan. Sai lệch thông tin có thể dẫn đến việc phải sửa tờ khai hoặc kiểm hóa thực tế.
Air Waybill (AWB)
Air Waybill là chứng từ vận tải do hãng hàng không hoặc Freight Forwarder phát hành sau khi hoàn tất Booking Air Cargo.
AWB thể hiện:
Thông tin người gửi và người nhận
Bao gồm địa chỉ, số điện thoại và mã khách hàng nếu có.
Thông tin chuyến bay
Ghi rõ số AWB, sân bay đi, sân bay đến, ngày bay, trọng lượng tính cước và số kiện hàng.
AWB cũng là căn cứ để khách hàng theo dõi hành trình vận chuyển cho đến khi hàng được giao tại Nhật Bản.
Catalogue kỹ thuật của máy dập tem mác
Catalogue hoặc Datasheet kỹ thuật giúp cơ quan hải quan xác định đúng chức năng và cấu tạo của thiết bị.
Tài liệu này nên thể hiện:
Thông số kỹ thuật
Công suất, điện áp, kích thước, nguyên lý hoạt động và model sản phẩm.
Hình ảnh thiết bị
Hình ảnh thực tế giúp việc phân loại HS Code chính xác hơn.
Mã HS Code của máy dập tem mác
Máy dập tem mác bằng điện không có một mã HS cố định cho mọi trường hợp. Mã HS phụ thuộc vào cấu tạo và chức năng thực tế của thiết bị.
Một số nhóm HS thường được tham khảo gồm:
HS Code 8479
Áp dụng đối với máy và thiết bị cơ khí có chức năng riêng chưa được phân loại ở nhóm khác.
HS Code 8465 hoặc 8466
Có thể áp dụng nếu máy thuộc nhóm thiết bị gia công hoặc phụ kiện chuyên dùng cho máy công cụ.
Doanh nghiệp nên cung cấp Catalogue và thông số kỹ thuật cho đơn vị khai báo hải quan để xác định đúng mã HS trước khi mở tờ khai.
Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Chứng nhận xuất xứ không phải lúc nào cũng bắt buộc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn xin C/O để người nhập khẩu được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại giữa Việt Nam và Nhật Bản.
Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng C/O Form AJ hoặc các mẫu C/O theo hiệp định đang có hiệu lực.
Giấy phép và kiểm tra chuyên ngành
Thông thường, máy dập tem mác bằng điện không thuộc danh mục hàng hóa phải xin giấy phép xuất khẩu.
Nếu thiết bị tích hợp pin lithium, laser hoặc linh kiện thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các tài liệu kỹ thuật, chứng nhận an toàn hoặc MSDS theo yêu cầu của hãng hàng không và cơ quan chức năng.
Indochinapost hỗ trợ trọn gói thủ tục xuất khẩu
Khi sử dụng dịch vụ của Indochinapost, khách hàng được hỗ trợ tư vấn HS Code, kiểm tra hồ sơ, khai báo hải quan điện tử, Booking Air Cargo, phát hành Air Waybill và theo dõi toàn bộ lô hàng. Quy trình được thực hiện bởi đội ngũ chuyên viên logistics giàu kinh nghiệm. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và đảm bảo lô hàng được thông quan đúng kế hoạch.
