Proses Transaksi Export dan Import

Secara umum proses transaksi export dan import dalam pelaksanaannya melalui beberapa tahapan, dimana masing-masing tahapan berisi tentang tara cara dan hal-hal yang harus dilakukan. Proses ini perlu persiapan yang matang baik secara teknis maupun administrasi. Setiap pihak yang terlibat di dalamnya perlu bekerja sama untuk mendapatkan hasil yang saling menguntungkan.

Tahap-tahap Proses Transaksi Export Dan Import

Proses tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Importir mengajukan permohonan kepada bank pembuka L/C (issuing/opening bank) untuk membuka L/C yang ditujukan kepada eksportir.
2. Bank pembuka L/C yang bersangkutan harus membuka L/C tersebut kepada bank koresponden di tempat eksportir (advising bank).
3. Advising bank meneruskan L/C tersebut kepada eksportir.
4. Eksportir menyiapkan dan mengapalkan barang-barang yang akan dikirim ke importir.
5. Setelah pemuatan barang-barang di kapal, eksportir menerima dokumen pengapalan barang (B/L) dari maskapai pelayan.
6. Dokumen-dokumen pengapalan serta wesel kemudian diserahkan oleh eksportir kepada advising bank yang meminta bertindak sebagai negosiator bank. Pihak dari bank lain diperbolehkan untuk menjadi negosiator dari bank ini, tergantung keinginan eksportir.
7. Advising bank atau negotiator bank menegosiasi wesel yang diajukan oleh eksportir.
8. Dokumen-dokumen pengapalan dikirim oleh negotiator bank kepada issuing bank untuk mendapat ganti pembayaran (reimbursement).
9. Issuing bank akan memeriksa dokumen-dokumen tersebut dan disesuaikan dengan syarat-syarat yang tercantum pada L/C dan apabila telah sesuai maka issuing bank meminta importir melakukan pembayaran yang telah tertulis pada L/C. Pembayaran dilakukan pada saat pengajuan dokumen (at sight) atau berjangka (usance).
10. Importir membayar dan meminta issuing bank untuk mendebet rekeningnya pada bank tersebut.
11. Kemudian bank penerbit akan membayar kembali negotiator bank dengan mengkredit rekening negotiator bank pada bank penerbit atau pihak ketiga yang telah disepakati.

Persiapan Yang Harus Dilakukan Eksportir Dan Importir

Seperti yang telah dijelaskan dalam artikel sebelunya tentang Letter of Credit (L/C), penggunaan L/C dalam proses transaksi export dan import  tidak membedakan adanya sebutan L/C import atau L/C export, karena pada hakekatnya yang digunakan adalah satu L/C saja. Penyebutan berbeda tersebut hanya dari sudut mana transaksi L/C tersebut dilihat, apakah dari exportir atau importir. Perbedaan yang nyata adalah kegiatan dan persiapan dari masing-masing pelaku perdagangan dalam bertransaksi dan bank yang membantu dalam prosesnya.

Prosedur Export

Pihak eksportir

1. Menerima pesanan (order) dari importir.
2. Menerima L/C dari bank di negara eksportir, yang merupakan advising bank atau dapat bertindak sebagai confirming (negotiating) bank.
3. Menyiapkan barang-barang ekspor atau memesan barang dari produsen (supplier).
4. Melakukan pengepakan barang ekspor dengan atau tanpa bantuan jasa ekspedisi.
5. Memesan ruangan kapal pada masakapai pelayaran.
6. Melakukan pemuatan barang dengan atau tanpa perusahaan ekspedisi.
7. Menyiapkan dan mengurus B/L pada maskapai pelayaran.
8. Menutup asuransi tergantung syarat L/C
9. Menyiapkan faktur dan dokumen-dokumen pengapalan yang disyaratkan dalam L/C.
10. Menyerahkan dokumen-dokumen dan mengajukan wesel kepada advising atau negotiating bank untuk memperoleh pembayaran yang sesuai dengan syarat L/C.
11. Memperoleh pembayaran wesel dari advising atau negotiating bank.
12. Mengirim salinan dokumen-dokumen pengapalan kepada importir.

Prosedur Import

1. Menyampaikan pesanan kepada eksportir.
2. Meminta bank membuka L/C untuk eksportir (opening bank), yang dapat bertindak sebagai paying bank.
3. Menyelesaikan persyaratan-persyaratan L/C pada opening bank
4. Menerima pemberitahuan tibanya dokumen-dokumen pengapalan dari opening bank yang dikirim oleh advising bank atau negotiating bank.
5. Menyelesaikan formulir-formulir impor dan perhitungan asuransi, bea masuk dan pajak.
6. Melakukan penyetoran pajak, bea masuk, dan lain-lain.
7. Melakukan pembayaran dokumen -dokumen pengapalan kepada opening bank sesuai syarat L/C.
8. Menyerahkan bukti penyelesaian formulir import dan pelunasan pajak atau bea cukai yang telah disahkan oleh bank kepada bea cukai untuk memperoleh delivery order (DO).
9. Menyerahkan DO dan B/L kepada maskapai pelayaran untuk pengeluaran barang dengan atau tanpa perusahaan ekspedisi.
10. Mengajukan klaim ganti rugi kepada eksportir atau kepada maskapai asuransi apabila dalam prosesnya terjadi kehilangan atau kerusakan barang.
11. Pelunasan wesel sebelum atau saat jatuh tempo jika belum diselesaikan oleh bank.